Wasedan vaihto- ja MEXT-apurahahakemukset

久しぶり, eli pitkästä aikaa! Edellisessä päivityksessäni tosiaan kerroin siitä, kuinka minut nimettiin Helsingin yliopiston hakijaksi Wasedan yliopistoon (tai siis, yhdeksi maks. viidestä hakijasta). Tunnen ennestään kaksi muutakin Wasedaan lähtijää (joista toinen on vuosikurssilaiseni, lempinimeltään "waifu"), ja olen tässä viime viikkojen aikana ehtinyt tutustua vielä kahteen muuhun. Tähän väliin on mahtunut vaikka mitä muutakin, mutta keskitän tämän päivityksen vaihtohakuprosessin käsittelyyn.

TL;DR: Pitkä wall-of-text hakupapereista; todennäköisesti kiinnostaa vain yliopistovaihtoa harkitsevia. Ai joo, ja läpäisin sen JLPT N3 -kokeen!

Joulukuun alussa siis pääsin kertomaan saaneeni HY:ltä luvan hakea Wasedaan. Melko pian tämän jälkeen sainkin Wasedan päivitetyt hakuohjeet; tehtävänä oli toimittaa vaikka minkälaisia liitteitä ja täyttää nettihakemus. HY:n Liikkuvuuspalveluiden kanssa totesimme myös minun olevan ainoa HY:n opiskelija, jonka olisi mahdollista hakea Japanin opetus- ym. ministeriön "MEXT-apurahaa", joten tämä sekä aikaisti vaihtohakemukseni palautuksen aikarajaa että tarkoitti sitä, että kuulisin Wasedan päätöksestä vasta paljon muita hakijoita myöhemmin (MEXT-hakijoiden kuuluisi saada tieto niin MEXTistä kuin vaihdostaankin vasta ...olisiko ollut heinäkuun puolella?).

Montako päivää mulla oli siis täyttää nämä miljoona sivua?

Wasedan hakemus

Ensinnä sain ladata PDF-listan kaikista liitteistä ja dokumenteista, jotka minun tuli huolehtia. Japanilaiseen tapaan kaiken tuli olla koneella tehtyä ja/tai skannattua; puhelimella otetut valokuvat eivät kelvanneet. Onneksi olin jo varhain omilleni muuttaessani ostanut skanneritulostimen, niin sain kaiken hoidettua kotona. Jotkin vaadittavista liitteistä olivat helppoja: ensimmäinen vaadittava liitteeni oli valokopio passin henkilötietosivusta. Aloitin liitteiden kokoamisen ja muokkaamisen muistaakseni tammikuun aikana, ja useimmat paperit on kuitattu helmikuun alkupuoliskolla: sain siis joululoman viettää rauhassa (tai siis, töiden parissa ja siskonpoikaa hemmotellessa).

Toinen vaadittava liitteeni oli Academic Study Plan, jonka pohjana käytettävä lomake päivittyi hakuaikana kaikessa hiljaisuudessa. Tähän sain kirjoittaa englanniksi tai japaniksi (itse valitsin kirjoittaa englanniksi, koska kiireen alla tiedän saavani helpommin ymmärrettävää englantia kuin japania aikaan). Ensinnä tuli kertoa noin 250–300 sanalla (400–450, jos kirjoitti japaniksi) omista opinnoistaan kotiyliopistossa. Tämän jälkeen tuli kertoa yli tuplasti pidemmällä tekstillä akateemisista tavoitteistaan ja perustella vaihtoon haluamistaan. Tässä tuli myös kuvailla, millaisia opintoja haluaisi vaihdossa ottaa. Lopuksi tuli vielä listata kurssit, joille haluaisi ilmoittautua – pääasiassa omalta linjalta, mutta sen perään myös, jos haluaisi ottaa myös muiden linjojen tarjoamia kursseja. Koska hain kielilinjalle (Japanese Language Program eli JLP, tarjoajana Center for Japanese Language eli CJL), tuli minun valita oman linjan kursseja 4–10 ja muiden 0–2. Tämän liitteen loppu oli siitä hauska, että siihen pääsi kirjoittamaan nimensä haluamassaan katakana-muodossa. Mikäli kohdan jättäisi tyhjäksi, päättäisi Waseda, kuinka nimeni siellä kirjoitettaisiin japaniksi.

Kolmas liite oli suosituskirje. Sille oli annettu valmis pohja, jonka toimitin lehtorillemme täytettäväksi. Olen monesti ollut aika epävarma osaamisestani ja taidoistani, joten voin sanoa, että meinasi miehinen kyynel tirahtaa, kun luin sensein kirjoittamaa tekstiä. Tuntui, kuin siinä olisi puhuttu jostakusta paljon paremmasta ja osaavammasta opiskelijasta kuin vain minusta. Kiitos, sensei. Jo valmiiksi olen pitkälti opiskellut asenteella, että haluan tehdä sensein ylpeäksi, mutta nyt entistäkin enemmän. Voitte vain kuvitella pettymykseni, kun kuulin ettei sensei tänä vuonna opettanut toisen vuoden opiskelijoita – tosin, varsinkin HY:n uudistusten keskellä voin vain kuvitella, kuinka kiireinen hän on ollut, ja opettajamme ovat olleet mahtavia.

Suosituskirje-feels.

Study Abroad Agreement sai minut hieman naurahtamaan. Japanese style, tässä oli monen kohdan sääntölista, johon tuli sitoutua - eikä vain omalla allekirjoituksellaan, vaan piti olla myös takaaja! Ja takaajana tuli olla joko vanhempi tai joku muu sukulainen. Mitäköhän sitä sitten olisi tehnyt, jos olisi riitaisat välit sukuun tai ei aikuisia sukulaisia laisinkaan? Onneksi itselläni on suht hyvät välit vanhempiini, eikä ollut kysymystäkään etteikö isä laittaisi nimeään paperiin. Sopimuksella sitouduin mm. pitämään yllä opiskelumenestystäni vaihto-ohjelman vaatimusten tasolla, antamaan kohdeyliopistolle vastuuvapautuksen siltä varalta, että vaikkapa mellakka tai luonnonkatastrofi tapahtuisi, ja huolehtimaan itselleni niin (matka)vakuutuksen, joka kattaisi kaiken kotimaasta lähdöstäni aina paluuseen saakka, kuin ostamaan Japanista kansallisen terveysvakuutuksenkin.

Hyvin samankaltainen oli Important Notice regarding the Selection of Exchange Student, jossa sekä minun että HY:n Liikkuvuuspalveluiden koordinaattorin tuli vakuuttaa, että tiedottaisin kaikista vaihtoon liittyvistä terveydentilan ongelmistani/muutoksistani ja että huolehtisin tosiaankin sen (matka)vakuutuksen koko vaihdon ajaksi sekä Japanin terveysvakuutuksen.

Official Certificate Of Enrollment tarkoitti HY:ltä hakemaani todistusta, että olin hakuhetkellä(kin) läsnäoleva opiskelija. Myös seuraava liite (tai kaksi) haettiin HY:ltä: Official Transcript & Grading System Chart. Näistä jäljempää, eli arvosanataulukkoa, ei meidän yliopistolla erikseen ollut, joten sitä ei tarvinnut toimittaa. Opinto-otteeni taas oli virallinen englanninkielinen versio, jossa luki kurssien nimien, arvosanojen ja opintopisteiden lisäksi kieli, jolla kurssi oli suoritettu. Kehotuksen mukaisesti merkitsin pienellä käsin piirretyllä nuolella kaikki kurssit, jotka liittyivät Japaniin/japaniin ja olivat täten vaihtohaun kannalta tärkeimpiä. "Yllättäen" näin pääaineopiskelijana sain piirtää nuolen lähes jokaisen käymäni kurssin kohdalle.

Linjasta riippuen oli erilaisia kielitaitovaatimuksia. CJL:llä ei ollut tällaisia, mutta koska JLPT-tulokseni saapui sopivasti juuri ennen liitteiden viimeistä palautuspäivää, sain napattua Wasedalle valokopion läpäistystä JLPT N3 -todistuksestani. Muille linjoille menevät saivat todistella linjasta riippuen englannin tai japanin taitojaan erilaisten maksullisten kokeiden todistuksilla (esim. TOEFL, IELTS, JLPT).

COE-hakemus (Application for Certificate of Eligibility) oli kenties rasittavin liitteistä täyttää. Sen sai PDF-muotoisena ja kaikki tuli täyttää koneella. Paitsi valokuva ja allekirjoitus. Ylipäänsä kaikki allekirjoitukset tuli olla käsin kirjoitettuja; ensin tekstit tuli kirjoittaa koneella, sitten tulostaa paperit, allekirjoittaa (liimata mahdolliset valokuvat), skannata ja laittaa pakattuun kansioon. Kolmesivuinen COE-hakemus kyseli perustietoja, kuten kuka olen, miksi menen Japaniin, kuinka pitkäksi aikaa, minkä lentokentän kautta, kuinka monesti olen ollut Japanissa (ja koska viimeksi) ym. Siihen tuli myös arvioida, paljonko minulla olisi rahaa käytettävissäni vaihdon ajan, ja mistä nämä rahat tulivat. Itse täyttö ei ollut siis haastavaa, vaan hankaluuksia tuotti jäykkä PDF, jonka muokkaaminen ja tallentaminen sai koneeni aika ajoin jäätymään ja koko homma piti aloittaa alusta. Puhumattakaan siitä, kuinka rasittavaa täytettävän PDF:n tallentaminen ajoittain osaa olla.

Niin paljon kaatuvia lomakkeita.

Viimeiset kaksi sähköistä liitettä koskivat taloudellisia asioita. Toimitin itse viralliset englanninkieliset otteet niin tiliotteestani kuin Kelan opintotuki- ja lainantakaustodistuksistakin. Molemmat olivat aikamoisen mutkan takana saada, ja suosittelenkin varaamaan näiden hankkimiseen useamman viikon aikaa! Tiliote olisi muutoin kenties ollut helppo saada mukaan saman päivän aikana, mutta kohdalleni sattunut pankkivirkailija ei ollut aiemmin tehnyt kuin suomen- ja ruotsinkielisiä todistuksia, minkä lisäksi heillä oli jotakin tietokonehäikkää. Sain onneksi todistukseni haettua paria arkipäivää myöhemmin.

Kelalla taas satuin asioimaan juuri hyvin aggressiivisen ja epämieluisan asiakkaan jälkeen, joten kohdalleni sattunut virkailija tuntui olevan vielä näreissään. Alkuun sain kuulla, etten voisi mitenkään saada englanninkielistä todistusta oikeudestani opintotukiin ja lainantakauksiin (vain suomen- tai ruotsinkielisen), mutta sain onneksi maaniteltua hänet soittelemaan Kelan opintotoimistoon (tai mikä taho olikaan), ja sain lupauksen, että todistus toimitettaisiin minulle englanniksi kotiin parissa viikossa. Kirjoitin "maaniteltua", mutta käytännössä tarkoitan sellaista stereotyyppisen japanilaista pahoittelua ja verbaalista/elekielistä alistuvissa elkeissä dipattua päättäväisyyttä, mitä dojolla ja japaniharrasteiden/-opintojen parissa olen onnistunut oppimaan. Mmm, tekee hyvää itsetunnolle toistella miten olen varmasti väärässä ja häiriköin turhaan, vaikka tiedän olevani oikeassa... Ottaen huomioon, että deadlineni alkoi pikkuhiljaa lähestyä ja Suomen posti on hyvä hukkaamaan tärkeitä lähetyksiä, olin lowkey paniikissa kunnes pankin paperit saapuivat ehjinä hyppysiini.

Kyl mulla varaa ruokaan ja kämppään on, en muuta siniseen telttaan!

Viimeinen vaadittava liite oli pieni paperilappunen, johon minun tuli liimata viisi (identtistä) passi-laatuista valokuvaa. Kuvakoko oli annettu millilleen, mutta onneksi kuvia sai myös itse leikata - valokuvaamossa kun ei ollut mahdollista saada juuri pyytämääni kokoa. Tämä oli ainoa ei-sähköisesti palautettava liite, ja se tuli toimittaa HY:n Liikkuvuuspalveluiden kautta. Ilmeisesti näin, että siellä voitaisiin todeta minun olevan todellakin tämä samainen ja samannäköinen ihminen? Jatkoon otan vastaan vinkkejä, kuinka passikuvan saa otettua meikittä niin, etteivät kasvot kiiltele. Olin tarkoituksella varannut runsaasti aikaa rentoutua ja vilvoitella kauppahallissa ennen kuvien ottoa, ja peilikuvani näytti ihan hyvältä, mutta kiiltävät ja punaisethan niistä itse kuvista kuitenkin tuli.

Kun liitteeni olivat valmiina ja hakuaika alkoi, pääsin sähköpostitse saamani linkin kautta täyttämään itse vaihtohakemusta. Hakemuksessa kysyttiin mm. vanhoja koulujani (koulujen nimeä, opiskelupäivämääriä ym.) aina alakoulusta lähtien (jotkut ovat saaneet täyttää tarhojensa ja esikoulujensakin tietoja!). Aiemmin mainitsemiani valokuvia lukuun ottamatta kaikki liitteet palautettiin pakatussa kansiossa hakemuksen lopuksi. Siinä, missä muilla hakijoilla oli aikaa rauhassa katsoa kaikki liitteet kasaan ja täyttää hakemus ajan kanssa, itse MEXT-apurahan hakijana sain kiriä tahtia ja ottaa aikaa milloin yöunilta, milloin läksyiltä, että sain varmasti kaiken huolella täytettyä, tarkastettua, tuplatarkastettua ja lähetettyä ajallaan.

MEXT-hakemus

Jos COE-hakemus olikin rasittava täyttää, niin voi pojat, MEXT-hakemus oli rutkasti pahempi. Hakemus oli rankasti muokatulla Excel-taulukkopohjalla. Ohjeiden ja itse hakemuksen sivunumerot eivät millään suostuneet täsmäämään, eikä joustamattomissa tekstikentissä tuntunut olevan kylliksi tilaa sille määrää tekstiä, mikä niihin vaadittiin. Erityisesti huomioiden, että tämäkin hakemus tuli ensin täyttää koneella, sitten tulostaa allekirjoitusta ja valokuvan lisäystä varten, ja lopuksi skannata lähetettäväksi sähköisenä, en voinut myöskään laittaa mihinkään tekstilaatikkoon enempää tekstiä kuin mitä sain kerralla näkyviin ruudulla. Pääsin siis muokkaamaan aika rankalla kädellä niin tekstilaatikoiden kokoja kuin fonttejakin, toivoen vain parasta, ettei hakemuksen käsittelijä katsoisi pahalla, että sivumäärä kasvoi näin huomattavasti. Mutta minkäs teet, kun on tietyt sana- tai merkkiminimit teksteille annettu, pitihän ne saada täytettyä.

Naputi-naputi-naputi-naputi!

Liitteitä mokoma ei sentään kauheasti vaatinut; tarvitsin vain senseiltä toisen suosituskirjeen ja laitoin vapaaehtoisena liitteenä todistuksen JLPT N3 -läpäisystäni. Sinänsä apurahahakemus oli paljon varsinaista vaihtohakemusta kevyempi prosessi.

Sain sittemmin kuulla, että minua ei valitettavasti lykästänyt tällä kertaa ja jäin ilman MEXTiä. Mikäli olisin saanut sen, olisi se kattanut niin lentoni kuin kuukausittaisen n. 800 € rahatuenkin. En tiedä, moniko sitä voi hakea ja moniko sen lopulta saa, kuulin vain HY:n hakijoista yleensä noin puolien hakijoista saavan kyseisen apurahan. MEXTejä on myös ilmeisesti erilaisia; minun hakemani tuli Wasedan yliopiston kautta, kun taas jotkut muut vaihtarit olivat hakeneet sitä suoraan Japanilta/suurlähetystöltä. Tämän apurahan saaminen olisi ollut valtava kunnia ja auttanut paljon taloudellisesti, mutta ei voi mitään. Ja onni onnettomuudessa: sain tietää MEXT-tulokseni hyvissä ajoin ja sen ansiosta pääsin kuulemaan myös vaihtohakuni tuloksen muiden kanssa samaan aikaan pidemmän odotusajan sijaan.